Enterprise Content Management mit OS|ECM
Schneller, dezentraler Zugriff auf alle Dokumente
Erfüllung der GDPdU
In Unternehmen werden zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht, 40 % entfallen dabei allein auf die Suche nach Informationen. Die Kosten für Archivraum, Personal und Material wachsen überproportional.
Hohe Flexibilität
OS bietet mit OS|ECM eine hochflexible Plattform für Enterprise Content Management (ECM). Diese verfügt neben einem revisionssicheren elektronischen Archivsystem über eine breite DMS- und Workflow- Funktionalität. Außerdem ist OS|ECM auf eine hohe Integrationsfähigkeit ausgelegt. OS|ECM gibt Ihnen die Möglichkeit, platzsparend und ressourcenschonend sämtliche Dokumente und Informationsarten in digitaler Form abzulegen und zu archivieren. Für die Erfassung werden leistungsfähige Capture- und klassifizierungskomponenten geboten. Bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente werden problemlos importiert. Mit OS|ECM werden Kosten reduziert und der Informationszugriff beschleunigt. Die Bearbeitungszeit eines Geschäftsvorganges lässt sich um bis zu 70 % senken.
Sicherer Austausch von Daten
OS|ECM bietet höchste Sicherheit auch beim Datenaustausch. Unerwünschte Zugriffe werden durch eine verschlüsselte Versendung und Ablage von Daten sowie einen gekapselten Archiv-Server unterbunden.
Elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung ersetzt die handschriftliche Unterschrift und sichert die Qualität eines elektronischen Dokuments als Urkunde. Diese kann eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet werden. Weder kann die Unterschrift von einem Dokument auf ein anderes kopiert, noch das Dokument unbemerkt verändert werden. Damit ist die in OS|ECM gebotene elektronische Signatur sicherer als eine herkömmliche Unterschrift.
Hohe Integration
OS|ECM lässt sich aufgrund seiner Schnittstellenstärke in zahlreiche führende Systeme wie z. B. ERP- Systeme oder Fachverfahren nahtlos integrieren. Die Dokumente können im führenden System recherchiert und auch dort angezeigt werden (Image Enabling).
Versionsverwaltung
Von den Dokumenten können beliebig viele Versionen angelegt werden, so dass nachvollzogen werden kann, wer was wann verändert hat.
Erfassung der Dokumente
Dokumente werden durch Import oder Scannen in OS|ECM ab- bzw. angelegt. Beim COLD-Import und bei Verwendung der Scan-Lösung OS|CAPTURE für große Belegstapel kann die Indexierung automatisiert. Zusätzlich wird eine automatisierte Erkennung und Klassifizierung mit OS|CLASSIFY geboten. Unterschiedlichste Erfassungsszenarien wie frühes, gleichzeitiges, spätes, zentrales oder dezentrales Erfassen lassen sich realisieren.
Datensicherheit
Die Hersteller von Speichermedien garantieren heute die unverfälschte Datenwiedergabe innerhalb von 50 Jahren. Papier dagegen vergilbt und Mikrofilme bleichen innerhalb dieses Zeitraums aus.