Wußten Sie, daß für ein Blatt Papier ca. 200 ml Wasser und 2 g Holz benötigt, sowie 2 g CO2 bei der Herstellung erzeugt werden ?
Rechtsgrundlagen und Rahmenbedingungen
Die Möglichkeit, steuerrelevante Dokumente digital zu archivieren existiert schon länger. Sie erfordert jedoch die Einhaltung entsprechender Richtlinien, wie sie in folgenden Gesetzestexten zu finden sind:HGB (§ 238 ff., §§ 257 ff.)
Abgabenordnung (§§ 140 und §§145 ff.)
GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)
GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Des weiteren ist ein Unternehmen, das seine steuerrelevanten Daten revisionssicher archivieren möchte, verpflichtet, eine Verfahrensanweisung zu erstellen, die das Verfahren der digitalen Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften lückenlos beschreibt: von der Entstehung der Information über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker.
Neben kaufmännischen Belegen werden heute in zunehmenden Maße auch persönliche Daten (Personalakten) archiviert. Aus diesem Grund sind weitere Gesetze wie BGB, BDSG und ZPO zu berücksichtigen.
Seit den neuesten Änderungen im Umsatzsteuergesetz (§ 14) und dem Steuersenkungsgesetz (Gesetz zur Senkung der Steuersätze und zur Reform der Unternehmensbesteuerung) besteht für Unternehmen nun auch die Möglichkeit, am elektronischen Vorsteuerabzugsverfahren teilzunehmen. Allerdings werden elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift nur dann als vorsteuerabzugsfähig anerkannt, wenn sie nach den GoBS ordnungsgemäß archiviert werden. Verwiesen sei in diesem Zusammenhang auch auf die EU-Richtlinie zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs und das Gesetz zur digitalen Signatur (Signaturgesetz - SigG).
Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv
Der VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) hat als Fachverband der Anbieter von Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen zehn Merksätze für eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung formuliert. Sie sind als Vorgabe und Empfehlung für eine rechtliche Anerkennung der Archivierung zu verstehen.Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO, usw.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.