Digitale Archivsysteme werden im allgemeinen zur Endablage von Dokumenten eingesetzt und dienen zur revisionssicheren, unveränderbaren Speicherung und Verwaltung von Informationen auf digitalen Medien.

Rechtsgrundlagen und Rahmenbedingungen

Die Möglichkeit, steuerrelevante Dokumente digital zu archivieren existiert schon länger. Sie erfordert jedoch die Einhaltung entsprechender Richtlinien, wie sie in folgenden Gesetzestexten zu finden sind:HGB (§ 238 ff., §§ 257 ff.)

Abgabenordnung (§§ 140 und §§145 ff.)

GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Des weiteren ist ein Unternehmen, das seine steuerrelevanten Daten revisionssicher archivieren möchte, verpflichtet, eine Verfahrensanweisung zu erstellen, die das Verfahren der digitalen Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften lückenlos beschreibt: von der Entstehung der Information über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker.

Neben kaufmännischen Belegen werden heute in zunehmenden Maße auch persönliche Daten (Personalakten) archiviert. Aus diesem Grund sind weitere Gesetze wie BGB, BDSG und ZPO zu berücksichtigen.

Seit den neuesten Änderungen im Umsatzsteuergesetz (§ 14) und dem Steuersenkungsgesetz (Gesetz zur Senkung der Steuersätze und zur Reform der Unternehmensbesteuerung) besteht für Unternehmen nun auch die Möglichkeit, am elektronischen Vorsteuerabzugsverfahren teilzunehmen. Allerdings werden elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift nur dann als vorsteuerabzugsfähig anerkannt, wenn sie nach den GoBS ordnungsgemäß archiviert werden. Verwiesen sei in diesem Zusammenhang auch auf die EU-Richtlinie zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs und das Gesetz zur digitalen Signatur (Signaturgesetz - SigG).

In Unternehmen werden zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht, 40 % entfallen dabei allein auf die Suche nach Informationen. Die Kosten für Archivraum, Personal und Material wachsen überproportional.

Hohe Flexibilität

Wir bieteen mit OS|ECM eine hochflexible Plattform für Enterprise Content Management (ECM). Diese verfügt neben einem revisionssicheren elektronischen Archivsystem über eine breite DMS- und Workflowfunktionalität. Außerdem ist OS|ECM auf eine hohe Integrationsfähigkeit ausgelegt. OS|ECM gibt Ihnen die Möglichkeit, platzsparend und ressourcenschonend sämtliche Dokumente und Informationsarten in digitaler Form abzulegen und zu archivieren. Für die Erfassung werden leistungsfähige Capture- und Klassifizierungskomponenten geboten. Bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente werden problemlos importiert. Mit OS|ECM werden Kosten reduziert und der Informationszugriff beschleunigt. Die Bearbeitungszeit eines Geschäftsvorganges lässt sich um bis zu 70 % senken.